En muchas empresas, es muy habitual que no exista un buen alineamiento entre el departamento de IT y el negocio, lo que acaba derivando en «choques» del estilo siguiente:

Negocio: Necesitamos, para la salida del producto estrella de este año, preparar los servicios Web para el mismo. Llevamos meses preparando la campaña de ventas, la fabricación, la distribución y, hemos pensado que estaría bien apoyar con una campaña online. El producto sale en 6 semanas, debería ser tiempo más que suficiente para que nos diseñéis la Web necesaria.

 

Departamento IT: Estamos muy justos de personal y de HW, debido al proyecto de implantación del ERP. Hasta dentro de tres meses no podremos atender vuestra petición.

 

Negocio: ¿No entiendes lo importante que es una campaña Web en un lanzamiento de un producto? No podemos esperar tres meses. 

 

Departamento IT: Lo entiendo perfectamente, pero es que no tengo recursos. Si me hubierais hace 1 mes, no habría habido problema, pero en estos momentos, es totalmente imposible. La dirección estableció claramente que la implantación del ERP era el objetivo clave… Yo no puedo hacer nada

¿Quien debe preocuparse de solventar estas situaciones: IT o el Negocio? Realmente, si el Negocio es quien «tiene un problema» o una necesidad, debería ser el negocio quien se preocupara de solventarlo y de prever sus necesidades, ¿no?. Bastante tiene IT con todo su trabajo, para tener que preocuparse de las locuras de otros departamentos… ¡Qué se apañen…!

Evidentemente, esta actitud no es la correcta, y es la actitud que genera los problemas ficticios (o reales) comentados en la reunión entre el negocio e IT. Por supuesto que el Negocio tiene que prever las necesidades que tiene, pero en la labor del departamento de IT, cada vez más su tarea debe de ser más como Consultor en Tecnología del resto de la empresa, y no solo un proveedor de servicios (que también).

Por tanto, ¿cual debe ser la labor del departamento / director de IT en este aspecto?

• Mantener una planificación de las tareas a alto nivel de su propio departamento, con una fechas claves de tareas inherentes del departamento (por ejemplo, obras en el CPD, cambios en la versión del ERP, migraciones desde un mainframe a arquitecturas modernas…).
• Mantener reuniones frecuentes (¿mensuales, trimestrales?) con los departamentos claves de la empresa para informar de los planes del departamento de IT, y recibir inputs sobre los planes de los departamentos que pueden interactuar y pedir servicios a IT.
• Al recibir inputs de proyectos en marcha en la empresa, colaborar desde el departamento de IT en dos vertientes: Prever las necesidades de cada proyecto, y complementar las necesidades del departamento cliente en la labor de Consultor en Tecnología, ayudando a definir necesidades que quizá alguien no experto en IT no sabe ni que existen.
• En definitiva, anticipar conflictos y mejorar la posición del departamento de IT como facilitador de uso de las tecnologías, no como «receptor pasivo», sino como socio activo que aporta valor a los procesos del negocio que, nunca debemos de olvidarlo, son el alma de la organización y los que dan de comer a la misma.

Una vez, en una reunión, me sucedió una situación parecida a la descrita en el inicio del texto. En un cambio de sistema de IT, el negocio no nos indicó una funcionalidad clave para ellos que ya tenían. Y los proveedores de IT pensábamos que no la tenían porque en otros entornos similares no había existido. Y nos equivocamos. Todos. ¿De quien fue la culpa? ¿De quien no avisó de que necesitaban una característica (el negocio) o de quien no puso encima de la mesa TODAS las posibles posibilidades que el negocio podía usar (IT)?.

Realmente, el «culpable» fuimos IT. El negocio no es consciente de la complejidad de lo que necesitan, y es IT quien debe realizar un análisis funcional exhaustivo de lo necesario. En aquel momento, un apreciado compañero dijo al jefe del Negocio: «Los peces no saben que alrededor de ellos hay agua», queriendo decir que IT no puede adivinar que ellos tenían «agua» si no nos lo dicen. Sin embargo, debemos preguntarlo todo … y adivinarlo. Nosotros somos los expertos: Si un pez «flota», es tarea de IT preguntar dónde está flotando y, además, no dar por supuesto que es agua… Quizá flote en metano líquido, y lo matemos por no saberlo.